12 Juli 2012,
 0

Sumber gambar: dexknows

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf, ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:

  • Sistem Abjad (Alphabetical Filing System);
  • Sistem Perihal (Pokok Isi Surat);
  • Sistem Nomor;
  • Sistem Geografis/Wilayah;
  • Sistem Tanggal (Kronologis).

Berikut ini saya akan membahas sistem pengarsipan ‘Sistem Abjad’.

Sistem Abjad atau Alphabetical Filling System merupakan sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Pada umumnya sistem ini dipakai untuk melakukan pengarsipan yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda, atau subjek masalah.

Nama-nama tersebut dapat diambil dengan melihat kata kunci atau kata tangkap. Bagaimana cara kita menemukan kata tangkap tersebut? Kata tangkap tersebut dapat ditemukan dengan cara melihat dan menentukan ciri/tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal sehingga dapat memudahkan seseorang untuk menemukan tempat dokumen disimpan.

Kata kunci/ kata tangkap dapat berupa:

  • Nama orang;
  • Nama perusahaan/organisasi;
  • Nama tempat/daerah;
  • Nama benda/barang;
  • Istilah subjek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai).

Berikut merupakan ciri/tanda untuk menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad:

  • Indeks,
  • Unit,
  • Kode, dan
  • Petunjuk silang.

Tinggalkan Balasan