Waskita
17 Juli 2012,
 0

Setelah beberapa waktu lalu kita membahas sistem pengarsipan dengan metode Abjad, berikut ini akan dibahas tentang sistem perihal. Sistem perihal merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali surat dengan berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan untuk melakukan sistem ini, yaitu:

  1. Daftar Indeks: Daftar yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor tempat sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok dituliskan pada pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut pada pembagian pembantu. Apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, bagian ini disebut subpembagian pembantu.
  2. Perlengkapan yang dibutuhkan, yaitu:
    • Surat,
    • Filing Cabinet,
    • Guide,
    • Folder, dan
    • Kartu kendali.
  3. Memberi kode surat.
  4. Menyimpan surat: Langkah-langkah yang perlu dilakukan di antaranya:
    • Membaca surat untuk mengetahui isi surat,
    • Memberi kode surat, dan
    • Mencatat surat dalam kartu kendali.
  5. Menyimpan kartu kendali.

Tinggalkan Balasan