24 Juli 2012,
 0

Sumber gambar: Western Michigan University

Sistem tanggal/Chronologies adalah sistem penyimpanan surat berdasarkan tanggal surat  diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Perlengkapan yang diperlukan dalam sistem pengarsipan ini, yaitu:

  • filing cabinet, di depan filing cabinet dicantumkan judul “tahun”,
  • guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

Pembagian sistem tanggal ada 3 tahap, yaitu:

  1. Pembagian utama berdasarkan tahun (judul laci);
  2. Pembagian pembantu berdasarkan bulan (judul guide);
  3. Pembagian kecil berdasarkan tanggal (judul folder).

Susunan guide dan folder dalam filing cabinet didasarkan pada:

  1. Laci menggambarkan tahun,
  2. Guide menggambarkan bulan, dan
  3. Folder menggambarkan tanggal.

Langkah-langkah dalam penyimpanan surat, yaitu:

  1. Menetapkan kode surat sebelum disimpan dan
  2. Mencatat surat pada kartu kendali, setelah itu lakukan penyimpanan.

Tinggalkan Balasan