Waskita
19 Juli 2012,
 0

Setelah kita mempelajari sistem perihal, berikut akan dibahas mengenai sistem nomor menurut Terminal Digit. Sistem ini merupakan sistem yang menggunakan kode penyimpanan dan kode untuk penemuan kembali surat terkait. Sistem penyimpanan menurut teminal digit ini adalah  sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini perlengkapan yang diperlukan adalah:

  • filing cabinet;
  • guide (setiap laci 10 guide),
  • folder (setiap guide 10 folder),
  • Kartu kendali. Kartu kendali  adalah kartu yang sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda di sini adalah cara mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Cara mengindeks kode nomor adalah sebagai berikut:

  1. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
  2. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2, yaitu menunjukkan nomor folder
  3. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3, yaitu menunjukkan surat yang ke sekian dalam folder.

Contoh penulisan kode nomor:

Surat dengan kode nomor 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, di belakang guide 17, di dalam folder nomor 3, dan merupakan surat yang ke-55.

Tinggalkan Balasan