Waskita
16 Juli 2012,
 0

Setelah beberapa waktu lalu kita mempelajari kata tangkap dan macam-macam petunjuk silang, berikut ini akan dibahas prosedur apa saja yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat. Ada 9 prosedur, yaitu:

  1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan saksama;
  2. Memeriksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan;
  3. Menetapkan caption atau judul surat;
  4. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan;
  5. Membuat petunjuk silang;
  6. Memberi kode surat;
  7. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip;
  8. Menyusun menurut susunan abjad;
  9. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk melakukan pengarsipan dengan metode sistem abjad, yaitu:

  • Filing cabinet:  Lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Kegunaan dari  filing cabinet adalah untuk menyimpan dokumen atau surat-surat kantor dan umumnya mempunyai beberapa laci.
  • Folder:  Tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip. Folder umumnya berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map, tetapi tanpa daun penutup.
  • Guide (petunjuk):  Petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder, dan biasanya terbuat dari karton tebal.

Tinggalkan Balasan