13 Juli 2012,
 0

Sumber gambar: Sitepoint

Setelah kita mempelajari mengenai sistem pengarsipan dengan metode Sistem Abjad, berikut ini akan dibahas mengenai pengertian dari setiap ciri/tanda untuk menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad:

  • indeks,
  • unit,
  • kode, dan
  • petunjuk silang.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul (caption). Jadi, setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip yang bersangkutan.

Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang :

  1. Petunjuk silang langsung: Petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
  2. Petunjuk silang tak langsung: Petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Tinggalkan Balasan