4 Juli 2012,
 0

Setiap hari banyak sekali surel yang kita terima. Untuk dapat mengatur surel-surel tersebut, Gmail menyediakan fitur label dan filter. Fitur label berfungsi seperti folder pada Windows dan digunakan untuk mengelompokkan surel berdasarkan kategori dan dapat bersifat bertingkat. [1] Fitur filter digunakan, antara lain, untuk melakukan pemberian label secara otomatis berdasarkan suatu kriteria tertentu. [2]

Cara penerapan label bergantung kepada tiap-tiap orang. Saya sekadar ingin berbagi cara pelabelan yang saya lakukan:

  • Label utama saya adalah 1 (merah, proyek aktif), 2 (jingga, proposal), 3 (kuning, prospek), 9 (ungu, arsip/tunda), INT (biru, internal), dan MISC (lain-lain).
  • Tiap kelompok label diberi warna sendiri-sendiri dan memiliki sublabel sesuai dengan kode klien/proyek.
  • Filter saya terapkan berdasarkan subjek, misalnya “CPTR” akan otomatis diberi label “1/CPTR”. Itu sebabnya saya sangat senang bila kita semua secara konsisten menggunakan tag untuk tiap proyek kita, misalnya “[CPTR] Draf laporan”. Dengan tag ini, filter akan berjalan dan tiap surel akan dikelompokkan secara otomatis.

Gambar terlampir memberikan contoh hasil pelabelan yang saya gunakan.

Strategi yang sama dapat diterapkan pada Outlook dengan menggunakan rules (filter) dan folder (label) berdasarkan petunjuk pada artikel ini: [3].

[1] http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=en&answer=118708
[2] http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=en&answer=6579
[3] http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/manage-email-messages-by-using-rules-HA010355682.aspx

Tinggalkan Balasan