16 Oktober 2012,
 1

Sumber gambar: Basex

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, penggandaan merupakan proses, cara, atau perbuatan menggandakan. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari, banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, baik itu penggandaan dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis.

Penggandaan dokumen dapat dilakukan dengan cara:

  • Mengetik dengan sistem tembusan
  • Menggunakan mesin duplikator atau fotokopi
  • Menyimpan dokumen

Dokumen-dokumen perlu disimpan secara teratur dan berencana. Maksudnya adalah agar dokumen yang telah disimpan dapat ditemukan kembali dengan mudah sewaktu diperlukan. Dokumen yang disimpan dibedakan menjadi dua, yaitu dokumen yang masih aktif dan dokumen yang tidak aktif.

Cara penyimpanan dokumen ada beberapa cara, yaitu:

  1. Sentralisasi (terpusat)
  2. Desentralisasi (sendiri-sendiri)
  3. Kombinasi antara yang terpusat dengan yang sendiri-sendiri.

Apabila dokumen yang disimpan jumlahnya terbatas, penyimpanan secara terpusat akan lebih baik, terutama untuk dokumen-dokumen yang sangat penting. Sebaliknya, dokumen yang sering digunakan secara khusus pada suatu unit organisasi tertentu, akan lebih baik untuk disimpan dengan cara desentralisasi. Pada prinsipnya, penyimpanan dokumen harus dilakukan di tempat yang memungkinkan dokumen tersebut dengan mudah dan cepat ditemukan sewaktu diperlukan, tetapi keamanannya terjamin.

Rujuan: Achmad, Z. (2007). Manajemen Perkantoran. Jakarta: Mitra Wacana Media.

One response on “Penggandaan Dan Penyimpanan Dokumen

  1. abdipriyanto mengatakan:

    Mantap. thank buat info n solusinya
    Succes always

Tinggalkan Balasan