16 Juli 2012,
 0

Sumber gambar: Shutterstock

Surat keluar ialah surat yang dikirimkan kepada organisasi atau intansi yang dibuat oleh organisasi atau intansi lain untuk keperluan kedinasan. Surat yang dikeluarkan harus atas persetujuan dan pemberitahuan dari kesekretariatan yang mencatat semua surat keluar yang terkait dalam kedinasan.

Berikut langkah-langkah penanganan  surat keluar:

  1. Kegiatan pertama dalam membuat surat ialah membuat konsep untuk memastikan surat yang akan dibuat itu untuk keperluan apa dan kapan akan dikeluarkan.
  2. Setelah dibuat, konsep harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya orang yang menandatangani surat.
  3. Kemudian, setelah konsep surat disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi dengan nomor surat, tanggal pembuatan surat, dan tahun surat itu dikeluarkan.
  4. Setelah nomor surat sudah dibuat, pengetikan bagian surat atau isi surat tersebut dimulai. Isi dalam surat tersebut harus jelas dan sesuai dengan konsep yang sudah dibuat sebelumnya.
  5. Setelah surat sudah disetujui oleh pihak yang berkepentingan, nomor dan perihal surat diperiksa kesesuaiannya dengan konsep yang dibuat dan, setelah itu, surat pun ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab.
  6. Kemudian, setelah surat ditandatangani, langkah berikutnya ialah pemberian cap atau stempel perusahaan.
  7. Pencatatan surat pada buku agenda sesuai nomor surat dan tanggal surat itu dibuat agar mudah pengarsipannya dan mudah dicari saat surat itu diperlukan kembali.

Sebelum surat dikirimkan kepada intansi yang bersangkutan, ada baiknya untuk mengecek kembali apakah nomor surat, tanggal, dan isi surat tersebut sudah sesuai dengan konsep yang dibuat.

Tinggalkan Balasan