20 November 2012,
 0

Microsoft_Excel_2010_icon2Ketika memulai Excel 2007, Anda akan melihat istilah baru, yaitu Ribbon, yang merupakan pengganti menu dropdown pada Excel 2003. Ribbon mempunyai tujuh tab standar yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Setiap tab terdiri dari beberapa grup toolbar.

Saat ini saya akan menjelaskan mengenai grup toolbar bernama Outline. Outline merupakan toolbar yang memiliki fungsi membantu pengguna program Excel untuk menyatukan data-data menjadi lebih mudah untuk dibaca.

Dalam toolbar Outline tersebut terdapat 3 subgrup, yaitu Group, Ungroup, dan Subgroup.

Group

Mengelompokan barisan sel kolom atau baris sehingga dapat diperinci atau disederhanakan. Misalnya, terdapat kelompok data karyawan sebagai 100 data yang ingin dibuatkan kesimpulan total. Langkah yang harus dilakukan untuk mengelompokkan data adalah:

1. Blok baris dan kolom yang akan di group

a. Fungsi shift + space = blok kolom

b. Fungsi ctrl + space = blok baris

2. Pilih View > Outline > Group ( Fungsi Alt + A + G + G)

Ungroup

Menghilangkan group yang telah dibuat menggunakan Outline Ungroup untuk barisan sel kolom atau baris.

Langkah yang harus dilakukan untuk menghilangkan group data adalah:

1. Blok baris dan kolom yang akan di-group

a. Fungsi shift + space = blok kolom

b. Fungsi ctrl + space = blok baris

2. Pilih View > Outline > Ungroup ( Fungsi Alt + A + U + U)

Subgroup

Untuk memperoleh perhitungan jumlah total suatu angka yang cukup banyak, kita dapat dibantu dengan Outline Subgroup. Dalam menjalankan fungsinya, kita dapat memilih kolom mana yang akan dijalankan fungsinya tersebut dan fungsi yang dijalankan hanya dapat satu fungsi saja.

Langkah yang dijalankan untuk Outline Subgroup adalah:

1. Kelompokkan data yang akan menjadi patokan yang akan di-subtotal.

2. Pastikan data dari group data yang ada disisakan 1 kolom kosong paling atas group data.

3. Blok seluruh group data beserta 1 kolom kosong ter-blok

4. Pilih View > Outline > Subgroup (Fungsi Alt + A + B)

5. Setelah memilih Subgroup akan muncul peringatan untuk memilih Ok, Cancel, atau Help. Pilih Ok saja.

6. Muncul Tabel subtotal yang terdiri dari:

a. At each change in. Memilih kolom mana yang akan menjadi patokan yang akan menggunakan fungsi (Use fungsion). Kolom yang muncul sejumlah blok data yang dilakukan (Fungsi Alt + A).

b. Use function. Memilih fungsi yang akan dijalankan, fungsi tersebut terdiri Count (total baris), Sum (Total angka), Average (rata-rata total angka), Max (total angka terbesar), Min (total angka terkecil), Product, Count Numbers, StdDev, StdDevp, Var, dan Varp (Fungsi Alt + U).

c. Add subtotal to. Memilih kolom mana yang akan digunakan untuk menjalankan fungsi subtotal dan dapat terdiri dari beberapa kolom. (Fungsi Alt + D).

d. Checklist data:

i. Replace current subtotals. Centang maka data yang berada pada blok subtotal akan secara otomatis terbawa dalam perhitungan (Fungsi Alt + C).

ii. Page Break between groups. Centang setiap perbedaan patokan yang berbeda dibuatkan jarak 1 kolom (Fungsi Alt + P).

iii. Summary below data. Centang membuat adanya Total dari Subtotal kelompok data yang ada (Fungsi Alt + S).

e. Pilihan penyelesaian subtotal:

i. Remove All. Berfungsi untuk mengembalikan data yang telah di-subtotal ke bentuk normal kolom data. Untuk mengembalikan data tersebut, perlu diblok kolom data yang telah tersubtotal dengan cara yang sama seperti membuat subtotal, yaitu masuk ke View > outline > subtotal (Fungsi Alt + R).

ii. Ok. Menyetujui dilakukan proses subtotal.

iii. Cancel. Membatalkan proses subtotal.

Setelah keenam langkah subtotal dijalankan, sebaiknya data yang telah dilakukan subtotal dipindahkan ke lembaran (sheet) Excel dengan memilih data subtotal kemudian paste special value (klik kanan di layar yang di blok Copy dan Paste Special Value) agar menghilangkan rumusan subtotal yang ada.

Dalam mempelajari fungsi outline tersebut, sebaiknya dicoba untuk dipraktikkan dengan mencoba membuat kolom data dan mencoba untuk menjalankan fungsi group, ungroup, dan subtotal.

Selamat mencoba dan mempraktikkan. Bila teman-teman ada yang ingin berbagi ilmu langsung hubungi saya.

Rujukan:

Tinggalkan Balasan