26 Juli 2012,
 0

Gambar: Expert Flyer

Dalam membuat laporan perjalanan dinas dibutuhkan beberapa catatan yang terkait di dalam  pelaksanaan dinas. Apabila pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang sekretaris selanjutnya ialah membuat laporan keuangan perjalanan dinas. Semua pengeluaran akan diinventariskan dan diarsipkan untuk penyusunan laporan keuangan. Semua catatan dan buku pengeluaran pimpinan saat melakukan perjalanan dinas  dari data tersebut dapat memperlihatkan pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan. Berikut langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan:

  1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, dan nota.
  2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan, transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment ialah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi).
  3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran dari luar, misalnya hotel dan restoran.
  4. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
  5. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan.
  6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.

Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran, sisanya akan dikembalikan kepada bagian keuangan. Sebaliknya, bila dana perjalanan lebih kecil dari biaya pengeluaran, pihak keuangan mengganti kekurangan tersebut.

Tinggalkan Balasan