11 Oktober 2012,
 0

Sumber gambar: Rumah Kemuning

Notula atau notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notula adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan menyeluruh. Notula selalu memiliki keterkaitan dengan notulis. Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notula. Untuk menghasilkan notulen yang baik seperti ciri-ciri di atas, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula. Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan menulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara sistematis.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat, baik rapat untuk pemecahan masalah maupun rapat untuk pengambilan keputusan, dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu.

Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat notula rapat:

  • Buat dengan ringkas, tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
  • Jangan masukkan pemikiran/pendapat notulis yang tidak dibahas di dalam rapat.
  • Pisahkan usulan dan tanggapan terhadap masalah agar tidak membingungkan.
  • Bedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan.
  • Gunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.

Notula yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Tinggalkan Balasan