3 September 2012,
 0

Sumber gambar: Shutterstock

Rapat adalah kegiatan yang tak terpisahkan dari aktivitas perusahaan. Rapat diperlukan untuk curah pikiran, koordinasi, perencanaan, dan berbagai tujuan lain yang sulit untuk dicapai tanpa melalui rapat. Sayangnya, rapat kerap menjadi beban bagi para pesertanya, terutama bila tidak dilakukan secara efektif. Penentuan waktu dan lama (durasi) rapat merupakan dua faktor yang dapat menunjang efektivitas pelaksanaan rapat.

Suatu kajian yang dilakukan oleh When Is Good (WIG) pada tahun 2009 melaporkan bahwa hari Selasa pukul 15.00 adalah waktu terbaik untuk melangsungkan rapat. Kajian ini dilakukan terhadap 100.000 tanggapan dari 34.000 permintaan rapat yang dilayani oleh WIG. Waktu tersebut merupakan gabungan terbaik antara ketersediaan waktu, motivasi, dan kesediaan orang untuk bertemu. Waktu lebih awal biasanya sudah dialokasikan orang untuk melakukan tugas-tugasnya, sedangkan waktu lebih sore biasanya sudah tidak kondusif karena mendekati waktu pulang kantor. Kajian yang dilakukan WIG ini juga menyarankan untuk tidak menyelenggarakan rapat pada hari Senin dan Jumat.

Masalah selanjutnya adalah berapa lama sebaiknya suatu rapat dilakukan? Dalam buku Meeting Excellence: 33 Tools to Lead Meetings That Get Results (2006), Glenn Parker, seorang konsultan pengembangan kelompok (tim building), menyatakan bahwa rapat sebaiknya dilakukan dalam waktu satu jam atau maksimum satu setengah jam. Lebih dari itu, sebaiknya rapat diselingi dulu dengan rehat agar konsentrasi dan keterlibatan para peserta rapat dapat terjaga.

Rujukan:

Tinggalkan Balasan