26 September 2012,
 0

Sumber gambar: Michael J. Mahoney

“Orang sukses adalah orang yang selalu belajar dari suatu kesalahan”. Mungkin pernyataan ini tidak asing kita dengar karena hampir semua orang akan menjawab, “Ya, pernah.” Hal tersebut wajar terjadi bagi seseorang, bahkan seorang yang ahli pun pernah melakukan kesalahan. Saat kita melakukan suatu pekerjaan, terkadang kita belum bisa melakukannya dengan baik dan benar sehingga dapat berujung pada kesalahan. Salah satu kesalahan yang akan dibahas kali ini adalah kesalahan dalam menerima dan memberikan suatu informasi kepada orang lain.

Dalam kesempatan menulis kali ini, saya akan menginformasikan suatu aplikasi yang ada pada internal perusahaan kami, yang dapat membantu setiap orang terhindar dari kesalahan menerima dan memberikan informasi yang diterima. Aplikasi tersebut adalah “PMO Log Proyek” (PMO: Project Management Officer). Aplikasi ini memang baru kami mulai gunakan per hari ini, namun saya rasa manfaat yang akan dirasakan bila digunakan dengan efisien akan berdampak baik dalam jangka waktu yang jauh ke depan.

Gambaran singkat mengenai aplikasi ini adalah sebagai berikut:

  1. Aplikasi ini dihubungkan dengan jaringan internet dalam situs internal perusahaan.
  2. Terdapat 7 kata kunci yang perlu kita perhatikan dalam menerima dan memberikan informasi. Kata kunci tersebut, yaitu:
    • Kode proyek adalah penamaan yang terdiri dari kode perusahaan dan proyek.
    • Jenis log adalah untuk menentukan berasal darimana informasi diterima (misalnya: telepon, SMS, email, diskusi/rapat, dan sebagainya).
    • Tanggal merupakan petunjuk kapan informasi diterima.
    • Jam ditujukan sebagai petunjuk waktu tentang kapan informasi diterima.
    • Kontak dimanfaatkan sebagai petunjuk mengenai dari siapa informasi diterima.
    • Rangkuman atau catatan berisi tulisan informasi yang diterima oleh seseorang.
    • Tindak lanjut berisi informasi mengenai langkah apa yang akan dilakukan selanjutnya.
  3. Setelah ke 7 kata kunci diisi, kita dapat langsung memilih tombol “Klik/Submit” dan data tersebut akan terkirimkan ke email orang-orang yang telah ditunjuk untuk menerima informasi tersebut.

Bagi rekan kerja saya di kantor, silakan teman-teman dapat langsung menggunakan aplikasi ini untuk dapat meminimalkan kesalahan dalam menerima dan memberikan informasi yang diterima maupun yang disampaikan. Semoga aplikasi ini dapat dimanfaatkan dengan efektif oleh kita bersama. Sedikit pesan sponsor, semoga aplikasi ini dapat membantu saya sebagai PMO :)

Tinggalkan Balasan